In een door Ebbinge en Quint georganiseerd webinar gaan Niels van Tent (partner bij Ebbinge) en Wilco Bothof (partner bij Quint) hierover in gesprek met Stefan Meinema, bestuurder bij Dokter Drenthe en Hans Mulder, lid van de Raad van Bestuur van het Wilhelmina Ziekenhuis Assen.

Eén van de belangrijkste uitdagingen waar de zorgsector mee te maken heeft, is het beschikbaar houden van de zorg. De zorgvraag blijft stijgen, maar de mensen die de zorg moeten leveren kampen met werkstress, vallen uit of vertrekken naar een andere sector. Hans Mulder, lid van de Raad van Bestuur van het Wilhelmina Ziekenhuis Assen, gelooft dat digitale transformatie een goed middel is om ervoor te zorgen dat zorg beschikbaar blijft en professionals in de hele zorgketen het plezier in hun werk weer terugvinden.

Maar, zo benadrukt hij bij de start van de webinar, het is géén doel op zich. Mulder is evenwel blij met de digitaliseringsslag die in zijn ziekenhuis al is gerealiseerd. “Van monitoring op afstand tot het communiceren met huisartsen: het ‘digitaal, tenzij’-principe werkt al goed. Maar als je digitale zorg echt rendabel wil maken, heb je volume nodig. Dat is de volgende stap, en dat moet je in de keten met elkaar regelen door samen veel meer digitale zorgpaden te ontwikkelen.”

Een week lang in het dorpshuis
Stefan Meinema, bestuurder bij Dokter Drenthe, de regio-organisatie voor huisartsenzorg, heeft het idee dat het gevoel van urgentie dat momenteel rond de sector leeft, de benodigde veranderingen kan versnellen. “Het is heel vervelend voor de zorgprofessionals die momenteel veel druk ervaren door de enorme zorgvraag, maar voor onze organisatie is het op zich goed. Wij willen huisartsen faciliteren, en het gevoel van urgentie helpt daarbij.” Volgens Meinema is er ‘bijna een revolutie’ nodig om de digitale transformatie te versnellen. “Je kan je patiënten niet heel langzaam opvoeden tot ‘digitaal eerst’, dat moet je in één keer aanpakken. Een middenweg zie ik niet”, erkent de bestuurder.

Maar hoe pak je dat in de praktijk aan? Meinema deelt een voorbeeld van een huisartsenpraktijk die onlangs door Dokter Drenthe werd overgenomen. “Je moet als zorgorganisatie natuurlijk een visie op digitalisering hebben, maar het gaat ook om de invulling. De praktijk die we overnamen werd volledig gemoderniseerd. Toen zijn we met een heel team een week lang in het dorpshuis gaan zitten om patiënten uit te leggen hoe het zorgportaal werkt en wat ze er allemaal mee kunnen. Binnen een week hadden zo’n 1000 patiënten zich voor het portaal aangemeld. Dan kan je goed van start.”

Wilco Bothof: ‘Het praktisch organiseren van zorg in de regio is met het nieuwe IZA cruciaal geworden’

Bevolkingsgroepen buiten de boot
Wanneer het over de digitale transformatie in de zorg gaat, worden er dikwijls zorgen geuit over bevolkingsgroepen als kwetsbare ouderen en laaggeletterden die mogelijk buiten de boot zouden vallen. Beide bestuurders hebben hier weinig zorgen over, zo blijkt. “Het valt in de praktijk erg mee”, vertelt Meinema. “Kwetsbare ouderen hebben meestal nog mensen om zich heen die daar een rol in kunnen spelen. En door de telefonische patiëntstroom gewoon open te houden, blijven ook ouderen die digitaal wat minder vaardig zijn in beeld.” Mulder benadrukt dat ‘digitaal tenzij’ natuurlijk niet betekent dat je als patiënt niet meer langs mag komen. “Als iemand naar het ziekenhuis wil, dan kan dat gewoon. Ook laaggeletterden moet je blijven bereiken, dat begint al in het sociaal domein en met goed digitale ondersteuning in de keten”, zo geeft hij aan.

De digitaliseringswinst voor zowel patiënt als zorgprofessional valt volgens hem vooral ook met op het oog laaghangend fruit te behalen. “Kijk eens naar veel van de vragen waarmee mensen het ziekenhuis bellen. Dat gaat ook vaak over het tijdstip van de afspraak, of het betaald parkeren is of hoe je er met het openbaar vervoer kan komen. Zulke vragen kan je er via een algoritme allemaal uitfilteren, en via een centrale telefoondienst afhandelen zonder dat er een zorgmedewerker aan te pas komt”, legt Mulder uit. “Maar hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor hartfalen, waar je via een algoritme eerst een paar vlaggetjes afgaat voor een patiënt bij een verpleegkundige of arts terechtkomt.” Een uitdaging daarbij is dat veel zorginstellingen met verschillende digitale systemen werken. “We moeten er uiteindelijk naar toe dat het voor de patiënt niet uitmaakt met welk systeem er wordt gewerkt.”

Meer dan een mooi verhaal
Het zijn voorbeelden als deze die volgens de bestuurders helpen om mensen op de werkvloer van de voordelen van digitalisering te overtuigen. “Alleen een mooi verhaal houden over hoe nodig het allemaal is, werkt niet”, weet Meinema. “Het gaat om de voorbeelden waarmee je laat zien dat het écht werkt. Zo wek je interesse en bereik je dat mensen er meer van willen weten.” Mulder beaamt dat. “Wij hebben bij het ziekenhuis een aantal ambassadeurs voor de digitale transformatie. Eén daarvan, een oncoloog die eigenlijk pas tijdens de coronapandemie een voorstander van digitaal werken werd, kan er goed over praten. Als je hem voor een groep zet en hij vertelt hoe hij meer tijd voor zijn patiënten heeft én voor zichzelf, dat werkt.”

Ook de rol van commissarissen en toezichthouders komt ter sprake, aangezien veel van de deelnemers aan de webinar in een dergelijke functie actief zijn. “Onze digitale transformatie staat regelmatig op de agenda bij de Raad van Toezicht”, zegt Mulder. “Hun focus is natuurlijk puur op het Wilhelmina Ziekenhuis Assen gericht. Maar in de toekomst, als we nog meer met andere partijen gaan samenwerken, zou het volgens mij goed zijn als ook die verschillende RvT’s elkaar meer gaan opzoeken en die samenwerking niet als een bedreiging zien. Want er kan zo maar een business case zijn die in de eerste jaren voor ons ziekenhuis misschien niet positief is, maar voor de gehele keten juist wél. Dan wil je dat toezichthouders dat op waarde kunnen schatten.”

Informatisering boven automatisering
Ten slotte wordt de bestuurders gevraagd naar de grootste lessen die ze rond de digitale transformatie van hun organisatie hebben opgedaan. “Focus niet op automatisering, maar op informatisering”, deelt Meinema zijn les. “Het gaat erom hoe je zo goed mogelijk je informatiestroom kan organiseren. In de zorg heerst vaak een bepaald ethos, waardoor mensen denken dat alles via de kwaliteit van zorg op te lossen is. Maar het gaat echt om de manier waarop je zaken organiseert.”

Mulder heeft geleerd om vooral van start te gaan, en daarna voortdurend bij te sturen. “Je kan enorm veel tijd verliezen door alles tot in detail uit te willen werken. Bij ons in het ziekenhuis hebben we inmiddels de filosofie van continue verbeteren omarmd. Het eerst eens worden over de ‘wat’, en de ‘hoe’ vervolgens samen ontdekken. Dat geeft onzekerheid, dus als leidinggevende in de zorg moet je daar goed mee kunnen omgaan en het uit kunnen leggen aan je medewerkers. De waarheid is: we ontkomen voorlopig niet aan grote veranderingen. En we kunnen onszelf makkelijk de put in praten, maar er staan de komende jaren gewoon hartstikke mooie dingen te gebeuren.”

Kijk het webinar hier terug.