Introductie
Waarom en hoe verzamelt Ebbinge persoonsgegevens
Wat voor persoonsgegevens gebruikt Ebbinge
Gebruik van persoonsgegevens
Assessment en coaching
E-mailservice en communicatie
Bewaartermijn
Rechten: inzage, correctie, dataportabiliteit, bezwaar, verwijdering en klachten
Opslag en beveiliging
Derde partijen
Algemeen/website

Introductie

Ebbinge biedt hoogwaardige diensten aan op het gebied van executive search, interim-opdrachten, advies, opleidingen en evenementen aan zoals verder uitgelegd op Ebbinge websites (‘diensten’). Ebbinge heeft een hoog ambitieniveau waar het gaat om de kwaliteit van deze diensten. Een belangrijk onderdeel van deze kwaliteit vormt de bescherming van de privacy en zorgvuldige omgang met (persoons)gegevens.

Dit Privacy Statement geldt voor kandidaten, klanten, deelnemers, referenten, bezoekers van de Ebbinge websites (ebbinge.nl, ebbinge.be) en voor personen die zich hebben aangemeld voor informatie die Ebbinge periodiek stuurt zoals de Ebbinge e-mailservice. Voor dit Privacy Statement is een:

• deelnemer: een participant van een van Ebbinge’s opleidingen;
• kandidaat: een persoon die zich aanmeldt voor Ebbinge diensten, een (potentiële) kandidaat voor openstaande of toekomstige vacatures, evenementen en opleidingen, of een medewerker van een klant;
• klant: een organisatie die als opdrachtgever Ebbinge inschakelt voor het uitvoeren van diensten;
• referent: een persoon die een persoonlijk oordeel geeft over een kandidaat.

Waarom en hoe verzamelt Ebbinge persoonsgegevens

Voor Ebbinge diensten aan klanten, kandidaten en deelnemers is het noodzakelijk om persoonlijke informatie over individuen te verzamelen, bijv. voor het invullen van een vacature van een klant, het bemiddelen van een interim-positie met een geschikte kandidaat of voor een deelnemer om een opleiding te volgen of een evenement bij te wonen. Voor bepaalde posities plaatst Ebbinge een advertentie waarop een kandidaat zelf kan reageren.

Het kan ook zijn dat Ebbinge kandidaten, maar ook referenten, persoonlijk benadert via telefoon, e-mail of een gesprek op kantoor. Op dat moment wordt een kandidaat of referent geïnformeerd dat zijn persoonlijke informatie verwerkt kan worden. Dit Privacy Statement wordt dan ook verstrekt.

Ebbinge verwerkt ook persoonlijke informatie voor het doen van onderzoek naar bedrijfssectoren of marktsegmenten, vaak op verzoek van een klant. Met dergelijk onderzoek krijgt Ebbinge inzicht in doelgroepen en de personen die daarin werkzaam zijn. Zulk onderzoek helpt klanten met het zoeken naar geschikte kandidaten.

Het type werk brengt met zich mee dat Ebbinge op basis van vertrouwelijkheid persoonlijke informatie verwerkt en soms moet werken zonder dat de betrokken persoon hiervan op de hoogte is. Wanneer het niet mogelijk of redelijkerwijs haalbaar is om een betrokken persoon direct te benaderen, verwerkt Ebbinge persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. In zo’n geval weegt Ebbinge de privacybelangen van een kandidaat af tegen die van de opdrachtgever en de Ebbinge organisatie. Waar mogelijk vraagt Ebbinge toestemming zoals hierna verder uitgelegd.

 

Wat voor persoonsgegevens gebruikt Ebbinge

Deelnemer:

Voor deelname aan een opleiding of trainingsprogramma verwerkt Ebbinge naam, adres, e-mail, telefoonnummer, functie en werkgever (wanneer nodig) en, indien verder nodig, facturatiegegevens en gegevens over dieetwensen Tijdens een door Ebbinge georganiseerde opleiding of training kunnen foto- of video-opnamen worden gemaakt die gebruikt kunnen worden voor promotionele doeleinden. Ebbinge biedt deelnemers altijd de mogelijkheid om niet in beeld gebracht worden.

Kandidaat:

Als een kandidaat zich online of na persoonlijk contact inschrijft in het kandidatensysteem voor een openstaande of toekomstige vacature, of een interim-positie, dan verzamelt Ebbinge naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer, functie, huidige werkgever en, indien van toepassing, cv en motivatiebrief. Voor zoekopdrachten en marktonderzoek verwerkt Ebbinge ook persoonlijke informatie uit openbare bronnen (bijv. Kamer van Koophandel, online publicaties) Daarnaast kunnen en persoonsgegevens uit databases van derde partijen worden gebruikt, maar alleen voor zover die informatie zelf door een kandidaat openbaar beschikbaar is gemaakt.

Klant:

Ebbinge gebruikt bedrijfs- en contactinformatie zoals naam, e-mail, functie, telefoonnummer. Daarnaast gebruikt Ebbinge ook informatie die een klant verschaft zoals bijv. gespreksverslagen met de klant over vacatures en kandidaten.

Referent:

Ebbinge vraagt naam, e-mailadres en telefoonnummer van een referent, en daarnaast de persoonlijke mening over de geschiktheid van een kandidaat voor een openstaande vacature of interim-positie.

Gebruik van persoonsgegevens

Ebbinge verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Klanten:

Klantinformatie wordt gebruikt voor het uitvoeren van de overeenkomst met Ebbinge en de gerechtvaardigde belangen van Ebbinge zoals relatiebeheer en marketing.

Kandidaten: 

• Invullen van vacatures, waar Ebbinge in opdracht handelt van een klant. Als een kandidaat reageert op een openstaande positie of deelneemt aan een door Ebbinge georganiseerd evenement kan Ebbinge persoonsgegevens doorsturen naar de klant;
• Matchen van kandidaten met toekomstige vacatures. Ebbinge houdt persoonlijke informatie in het kandidatensysteem (in portefeuille) om de geschiktheid van een kandidaat te kunnen beoordelen voor een toekomstige positie die Ebbinge gaat invullen;
• Uitvoeren van een (vertrouwelijke) zoekopdracht voor een klant. In die gevallen doet Ebbinge een preselectie en deelt dan een beperkte set persoonsgegevens van een kandidaat met de klant. Als de klant geïnteresseerd blijkt, zal Ebbinge contact opnemen met de kandidaat voor overleg. Indien dit overleg leidt tot een uitnodiging voor een interview, zal Ebbinge de overige relevante persoonlijke informatie delen met de klant;
• Het aanbieden van opleidingen aan kandidaten;
• Voor onderzoek dat een klant wil laten uitvoeren. Ebbinge kan hiervoor een beperkte set persoonlijke informatie gebruiken, zoals bijv. functie en sector;
• Voor het analyseren of verbeteren van onze diensten, bijv. het verzoek om een online enquête in te vullen.

Ebbinge doet geen volledig geautomatiseerde kandidaatselectie op basis van persoonlijke informatie die wordt ontvangen. Let op, Ebbinge is niet verantwoordelijk wanneer klanten zelfstandig, zonder kennis van Ebbinge, persoonlijke informatie over kandidaten gebruiken voor andere redenen.

 

Referent:

Om de geschiktheid van een kandidaat beter te kunnen beoordelen, gebruikt Ebbinge voor het uitvoeren van de diensten in sommige gevallen informatie over en van de referent. Deze informatie wordt door Ebbinge vastgelegd in een referentrapport dat ter informatie wordt gedeeld met de referent.

Assessment en coaching

Een klant kan vragen om coaching of assessment van een kandidaat. In dat geval verwerkt Ebbinge persoonlijke informatie van een kandidaat voor het gerechtvaardigd belang van de klant, of in opdracht en volgens de instructies van de klant. Indien zulke coaching of assessments psychologisch onderzoek en resultaten omvatten en Ebbinge niet in opdracht van de klant deze diensten uitvoert, wordt om uitdrukkelijke toestemming gevraagd van de kandidaat. Afname en verwerking van psychologisch onderzoeksgegevens worden gedaan in overeenstemming met de beroepscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen (NIP).

E-mailservice en communicatie

Wanneer een bezoeker, klant of kandidaat zich aanmeldt voor onze e-mailservice of andere online communicatie, verwerken wij naam en e-mailadres.

Afmelden voor deze berichten kan altijd door te klikken op de knop afmelden in elk bericht.

 

Bewaartermijn

Ebbinge verwerkt persoonlijke informatie voor zo lang als nodig is om de diensten te kunnen leveren en de bovengenoemde doelen te bereiken. Na afloop van deze periode wordt de persoonlijke informatie verwijderd of geanonimiseerd. Gezien de aard van de dienstverlening, houdt Ebbinge kandidaatprofielen voor een periode van tien (10) jaar in haar bestand.

 

Rechten: inzage, correctie, dataportabiliteit, bezwaar, verwijdering en klachten

Een kandidaat, klant of referent is niet verplicht om persoonlijke informatie te geven aan Ebbinge. Dit kan wel betekenen dat Ebbinge de diensten niet kan uitvoeren.

Toestemming die gegeven wordt, kan op elk moment worden ingetrokken. Ook kan Ebbinge gevraagd worden te stoppen met het verwerken van persoonsgegevens. Een kandidaat, klant of referent mag altijd weten welke persoonlijke informatie Ebbinge bewaart. Hij kan om inzage vragen en eventuele onjuistheden aangeven, wijzigingen voorstellen, verzoeken om dataportabiliteit van gegevens, bezwaar aantekenen tegen verwerking door Ebbinge of verwijdering van gegevens vragen. Daartoe kan een verzoek worden ingediend via privacy@ebbinge.nl. Een verzoek wordt binnen 4 weken behandeld.

Eventuele klachten over hoe Ebbinge persoonlijke informatie gebruikt, kunnen ook naar dit adres gestuurd worden. Mocht een klacht niet naar tevredenheid zijn afgehandeld, dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens benaderd worden via deze link.

 

 

Opslag en beveiliging

Persoonlijke informatie wordt opgeslagen met verschillende applicaties die Ebbinge bedrijfsmatig gebruikt. Deze data wordt opgeslagen binnen de EU. De applicaties van Ebbinge worden beveiligd door middel van technische en organisatorische maatregelen om de persoonlijke informatie van kandidaten zo goed als mogelijk te beschermen tegen verlies of onbedoeld gebruik.

 

Derde partijen

Ebbinge schakelt voor haar dienstverlening in sommige gevallen externe dienstverleners in die persoonlijke informatie van kandidaten en klanten ontvangen. Denk aan externe leveranciers van Ebbinge voor bijv. kantoorautomatisering, opslag, e-mail en telefoniediensten. Deze externe partijen mogen contractueel de persoonlijke informatie alleen gebruiken voor die reden, ze moeten die geheimhouden en het is ze niet toegestaan persoonlijke informatie zelfstandig te gebruiken of door te geven.

 

Algemeen/website

Ebbinge blijft graag op de hoogte van het aantal website bezoekers. Daarbij is de identiteit van de bezoekers niet van belang. Er wordt daarom geen specifieke, tot personen herleidbare, informatie opgeslagen of bewaard. Wel wordt bepaalde informatie geanonimiseerd bijgehouden en bewaard: het aantal bezoekers, welk deel van de site (het meest) wordt bezocht, het tijdstip van de bezoeken, het land van waaruit de site wordt bezocht en algemene informatie over de software waarmee de bezoeker werkt. Daarvoor gebruiken de sites van Ebbinge cookies. Lees hier wat cookies zijn en hoe Ebbinge cookies gebruikt.

 

Wijzigingen

Ebbinge kan dit Privacy Statement periodiek wijzigen. Ebbinge spant zich in om klanten, kandidaten en referenten hierover te informeren.

Dit Privacy Statement is afgegeven door:

Ebbinge BV
Fred. Roeskestraat 115
1076 EE Amsterdam

Versie 2023-10